E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Format, das automatisch von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden kann.

Im Gegensatz zu einer Papierrechnung oder einer einfachen PDF-Datei enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten. Dadurch können Rechnungen elektronisch versendet, empfangen und ohne manuelle Zwischenschritte verarbeitet werden.

Das ermöglicht eine schnellere, effizientere und fehlerärmere Rechnungsbearbeitung.
 

Mit der Einführung der E-Rechnung treibt der Gesetzgeber die Digitalisierung von Geschäftsprozessen voran. Auf Grundlage des Wachstumschancengesetzes gelten schrittweise neue gesetzliche Vorgaben für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen:

Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.

Ab dem 01.01.2027 gelten weitere Verpflichtungen für den Versand elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich.

Auch die Netze ODR stellen ihre Rechnungsprozesse entsprechend auf die gesetzlichen Anforderungen um.
 

Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile:

• Schnellere Rechnungsverarbeitung
• Weniger manueller Erfassungsaufwand
• Reduzierung von Fehlerquellen
• Schnellere Prüf- und Zahlungsprozesse
• Digitale Archivierung
• Unterstützung moderner Buchhaltungsprozesse
• Weniger Papierverbrauch und geringere Druckkosten

Die Regelungen betreffen grundsätzlich Unternehmen und Gewerbetreibende im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B).

Privatkunden sind zusätzlich davon betroffen, wenn Sie Umsatzsteuerpflichtig sind. 

Nein.

Eine PDF-Datei gilt grundsätzlich nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben. Eine E-Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten, die automatisch verarbeitet werden können.

ZUGFeRD ist ein in Deutschland weit verbreitetes Format für elektronische Rechnungen.

Es handelt sich um ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das in Deutschland entwickelt wurde. 
Der große Vorteil: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist gleichzeitig

• eine normale PDF-Rechnung, die Menschen lesen können, und
• eine strukturierte XML-Datei, die von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden kann.

Die XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das ausschließlich strukturierte Daten enthält.

Sie wird vor allem von Behörden, Kommunen und öffentlichen Auftraggebern eingesetzt.

Nicht zwingend.

Viele moderne Buchhaltungs-, ERP- und Dokumentenmanagementsysteme unterstützen E-Rechnungen bereits heute. Informationen hierzu erhalten Sie bei Ihrem Softwareanbieter oder Steuerberater.

Ja.

Elektronische Rechnungen sind rechtlich anerkannt, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Ja.

Für E-Rechnungen gelten dieselben gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen. Rechnungen müssen in der Regel zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

E-Rechnungen werden ausschließlich elektronisch übermittelt, beispielsweise:

• per E-Mail
• über Rechnungsportale
• über digitale Rechnungseingangsplattformen

Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Daher sollten die technischen Voraussetzungen rechtzeitig geschaffen werden.

Bei Fragen zu den technischen Voraussetzungen oder zur Verarbeitung von E-Rechnungen wenden Sie sich bitte an:

• Ihre Buchhaltung
• Ihren Steuerberater
• Ihren Softwareanbieter

Bei Fragen zu Rechnungen der Netze ODR unterstützen wir Sie gerne über die bekannten Ansprechpartner und Servicekanäle.